Quy Định Hóa Đơn Hộ Kinh Doanh Mới Nhất 2026

Trong quá trình kinh doanh, việc nắm rõ quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh là yêu cầu quan trọng để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và hạn chế các sai sót có thể phát sinh. Tùy theo doanh thu, phương pháp tính thuế và hình thức kinh doanh, hộ kinh doanh có thể phải sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định. Trong bài viết này, Bavor Consulting sẽ giúp bạn tìm hiểu các quy định về hóa đơn đối với hộ kinh doanh, trường hợp phải xuất hóa đơn và những lưu ý cần biết khi lập hóa đơn.

Hộ kinh doanh là gì?

Hộ kinh doanh là một hình thức tổ chức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên trong cùng hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.

Đây là mô hình thường phù hợp với các hoạt động kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ, thương mại hoặc sản xuất. So với việc thành lập doanh nghiệp, mô hình hộ kinh doanh có cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản, thuận tiện cho cá nhân và hộ gia đình trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh.

Theo quy định hiện hành, việc đăng ký, tổ chức và hoạt động của hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan về đăng ký kinh doanh, thuế, hóa đơn, lao động và các nghĩa vụ khác phát sinh trong quá trình hoạt động.

Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trong đó có nhiều nội dung liên quan trực tiếp đến hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Các quy định mới tập trung vào việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với những trường hợp thuộc diện áp dụng.

Việc nắm rõ các quy định này giúp hộ kinh doanh xác định đúng trường hợp phải sử dụng hóa đơn, loại hóa đơn cần áp dụng và trách nhiệm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Dưới đây là những nội dung quan trọng mà hộ kinh doanh cần lưu ý:

Cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Theo quy định về hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để sử dụng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Khi đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, hộ kinh doanh phải thực hiện khai và nộp các khoản thuế phát sinh liên quan đến hóa đơn theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế thực tế, các khoản phải nộp có thể bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT);
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN);
• Các khoản thuế, phí và nghĩa vụ tài chính khác nếu thuộc trường hợp phải nộp theo quy định.

Sau khi hộ kinh doanh hoàn thành các nghĩa vụ theo yêu cầu, cơ quan thuế thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo trình tự và điều kiện pháp luật quy định.

Thời hạn cấp mã hóa đơn

Sau khi hộ kinh doanh hoàn thành việc kê khai và nộp đầy đủ số thuế phát sinh theo quy định, cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp mã hóa đơn điện tử. Thời gian cấp mã được thực hiện trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm hộ kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ thuế theo yêu cầu.

Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử

Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thuộc trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế, hộ kinh doanh phải thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh, hộ kinh doanh cần:

• Lập và gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh theo mẫu quy định đến cơ quan thuế;
• Thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định áp dụng đối với hóa đơn điện tử có sai sót;
• Kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế bổ sung nếu việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn làm tăng doanh thu hoặc số thuế phải nộp.

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế làm phát sinh chênh lệch tăng về doanh thu, số thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước được xác định trên phần doanh thu chênh lệch tăng theo quy định.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một số trường hợp theo quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Quy định này áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực được quy định, chẳng hạn như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi, giải trí và một số dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Một điểm đáng chú ý là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Thông tin trên hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định, qua đó hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn và quản lý doanh thu trong quá trình kinh doanh.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót

Theo quy định mới, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, hộ kinh doanh cần xác định đúng loại sai sót để lựa chọn phương án xử lý phù hợp, trong đó chủ yếu áp dụng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.

Trường hợp hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng, hộ kinh doanh có thể thực hiện như sau:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót theo quy định;
• Trường hợp trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai của cùng một người mua, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn theo trường hợp pháp luật cho phép;
• Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua thực hiện lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn;
• Trường hợp người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót theo hình thức được quy định.

Đối với hóa đơn điều chỉnh, các nội dung điều chỉnh tăng được ghi dấu dương (+), còn nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm (-) phù hợp với nội dung và số liệu thực tế cần điều chỉnh.

Cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh

Khi lập hóa đơn, hộ kinh doanh cần bảo đảm các thông tin trên hóa đơn đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng giao dịch thực tế. Tùy loại hóa đơn và phương thức kinh doanh, nội dung cụ thể có thể khác nhau, tuy nhiên thông thường cần chú ý các nhóm thông tin sau:

Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo tính chất của từng giao dịch:

• Bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa;
• Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ theo quy định. Một số trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định riêng;
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.

Thông tin của người bán

Hộ kinh doanh cần thể hiện chính xác các thông tin nhận diện của người bán, bao gồm:

• Tên người bán: ghi tên hộ kinh doanh theo thông tin đăng ký.
• Mã số thuế: ghi đúng mã số thuế của hộ kinh doanh.
• Địa chỉ: ghi địa chỉ kinh doanh theo thông tin đăng ký.
• Các thông tin khác được thể hiện trên hóa đơn theo yêu cầu và loại hóa đơn sử dụng.

Thông tin của người mua

Tùy từng giao dịch, hóa đơn có thể cần thể hiện:

• Tên người mua hoặc tên đơn vị mua hàng.
• Mã số thuế của người mua nếu thuộc trường hợp phải ghi.
• Địa chỉ của người mua theo thông tin đăng ký.
• Các thông tin khác của người mua theo quy định đối với từng loại hóa đơn.

Đối với trường hợp người mua là cá nhân và không cung cấp thông tin để lấy hóa đơn, việc thể hiện thông tin người mua được thực hiện theo quy định áp dụng đối với loại hóa đơn tương ứng.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Đây là phần cần phản ánh chính xác nội dung giao dịch giữa hộ kinh doanh và khách hàng, bao gồm:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: ghi rõ tên hàng hóa bán ra hoặc dịch vụ cung cấp.
• Đơn vị tính: thể hiện theo đặc điểm của hàng hóa như chiếc, bộ, kg, m², m³… nếu có.
• Số lượng: ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ thực tế bán ra.
• Đơn giá: ghi đơn giá của từng loại hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Thành tiền: xác định căn cứ vào số lượng, đơn giá và nội dung giao dịch.
• Tổng số tiền thanh toán: thể hiện tổng giá trị người mua phải thanh toán theo hóa đơn.

Đối với hóa đơn GTGT, hóa đơn còn phải thể hiện các nội dung liên quan như thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT theo quy định. Trong khi đó, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng cần lập hóa đơn theo đúng nội dung áp dụng cho loại hóa đơn này, không mặc nhiên ghi thuế suất và tiền thuế GTGT như hóa đơn GTGT.

Kiểm tra trước khi phát hành hóa đơn

Trước khi gửi hóa đơn cho người mua, hộ kinh doanh nên kiểm tra lại tên, mã số thuế, thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng số tiền thanh toán. Việc kiểm tra kỹ trước khi phát hành giúp hạn chế trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn do sai sót thông tin.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn theo quy định và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết. Quy trình thực hiện có thể khác nhau tùy loại hóa đơn và phần mềm sử dụng, nhưng về cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị máy tính, điện thoại hoặc thiết bị có kết nối Internet để đăng ký, lập và quản lý hóa đơn. Đồng thời, nên có địa chỉ email đang hoạt động để nhận thông báo và gửi hóa đơn cho khách hàng.

Tùy trường hợp sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh cần chuẩn bị chữ ký số và các thông tin liên quan đến mã số thuế, địa chỉ kinh doanh và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 2: Lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.

Sau khi đăng ký dịch vụ, hộ kinh doanh thiết lập tài khoản, thông tin người bán, chữ ký số và các thông tin cần thiết để phục vụ việc lập, ký và truyền nhận dữ liệu hóa đơn.

Đối với trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hệ thống cần đáp ứng yêu cầu kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu đăng ký áp dụng tại thời điểm thực hiện và gửi đến cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử.

Thông tin đăng ký thường bao gồm:

• Tên hộ kinh doanh, mã số thuế và địa chỉ;
• Cơ quan thuế quản lý;
• Thông tin người liên hệ, số điện thoại và email;
• Loại hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng;
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn;
• Thông tin chứng thư số nếu thuộc trường hợp sử dụng.

Sau khi gửi đăng ký, hộ kinh doanh theo dõi thông báo của cơ quan thuế và chỉ sử dụng hóa đơn điện tử theo nội dung đăng ký đã được chấp nhận.

Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn điện tử

Khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, hộ kinh doanh đăng nhập hệ thống và tạo hóa đơn mới.

Các thông tin cần kiểm tra trước khi phát hành thường gồm:

• Thông tin người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nếu thuộc trường hợp phải ghi;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn vị tính, số lượng và đơn giá;
• Thành tiền;
• Các khoản thuế, phí và tổng tiền thanh toán theo loại hóa đơn áp dụng;
• Thời điểm lập hóa đơn và các nội dung bắt buộc khác.

Sau khi kiểm tra thông tin, hộ kinh doanh thực hiện ký số nếu thuộc trường hợp phải ký và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã đối với hóa đơn điện tử có mã. Với các loại hóa đơn khác, việc lập và chuyển dữ liệu được thực hiện theo phương thức tương ứng.

Nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, hộ kinh doanh cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng trường hợp và trình tự pháp luật quy định.

Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi hóa đơn được lập hợp lệ, hộ kinh doanh gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức phù hợp như email, đường dẫn tra cứu hóa đơn hoặc phương thức điện tử khác.

Hộ kinh doanh đồng thời cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử và dữ liệu liên quan theo quy định để phục vụ công tác kê khai thuế, kế toán, đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết.

Các mẫu hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể

Tùy theo phương pháp tính thuế, loại hóa đơn và hình thức hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh có thể sử dụng các mẫu hóa đơn điện tử phù hợp theo quy định. Mỗi loại hóa đơn sẽ có nội dung, ký hiệu và cách thể hiện thông tin khác nhau, đáp ứng yêu cầu quản lý thuế và đặc điểm của từng giao dịch.

Mẫu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Phụ lục III Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số mẫu hóa đơn, chứng từ điện tử có thể tham khảo như sau:

Lưu ý: Nếu H2 của bạn là “Các mẫu hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể”, mình không khuyến nghị bê nguyên cả 7 mẫu này vào. Một số mẫu như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia không phải là các mẫu hóa đơn thông dụng dành cho hộ kinh doanh. Nên lọc lại để tránh khiến người đọc hiểu rằng hộ kinh doanh có thể sử dụng tất cả các mẫu trên.

Các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn của hộ kinh doanh

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp hộ kinh doanh hiểu rõ hơn về quy định sử dụng hóa đơn, hóa đơn điện tử và chứng từ đầu vào trong quá trình kinh doanh.

Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn VAT được không?

Thông thường, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn GTGT (hóa đơn VAT) như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Tùy trường hợp, hộ kinh doanh sử dụng loại hóa đơn phù hợp theo quy định về hóa đơn điện tử và phương pháp tính thuế đang áp dụng.

Do đó, khi khách hàng yêu cầu hóa đơn GTGT để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hộ kinh doanh cần lưu ý loại hóa đơn mình được phép sử dụng. Trường hợp muốn hoạt động theo mô hình áp dụng phương pháp khấu trừ và sử dụng hóa đơn GTGT, chủ hộ có thể xem xét việc chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp phù hợp.

Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 hiện hành có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, vì vậy không nên tiếp tục dẫn Luật Thuế GTGT 2008 như bản cũ.

Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không?

Không phải tất cả hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Việc áp dụng được xác định căn cứ vào quy mô doanh thu, phương pháp quản lý thuế, ngành nghề và hình thức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được mở rộng đối với hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp luật định, đặc biệt là hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi, giải trí và một số dịch vụ khác.

Trong đó, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc nhóm đối tượng cần đặc biệt lưu ý về nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo điều kiện pháp luật quy định.

Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh nên có và lưu giữ hóa đơn, chứng từ hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, phục vụ việc ghi chép kế toán, kê khai thuế và giải trình với cơ quan quản lý khi cần thiết.

Việc hóa đơn đầu vào có được sử dụng để xác định chi phí, nghĩa vụ thuế hoặc các chỉ tiêu liên quan hay không còn phụ thuộc vào phương pháp tính thuế, chế độ kế toán và quy định thuế áp dụng đối với từng hộ kinh doanh. Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi hộ kinh doanh đều có thể sử dụng hóa đơn đầu vào để khấu trừ thuế GTGT như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ.

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vẫn phải thực hiện đầy đủ các quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Kết luận

Việc nắm rõ quy định hóa đơn hộ kinh doanh giúp chủ hộ xác định đúng loại hóa đơn cần sử dụng, thời điểm lập hóa đơn cũng như cách xử lý khi phát sinh sai sót. Đặc biệt, trong năm 2026, hộ kinh doanh cần chú ý các quy định về hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn theo từng lần phát sinh để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.

Nếu còn vướng mắc trong quá trình đăng ký, sử dụng hoặc xử lý hóa đơn, hộ kinh doanh có thể liên hệ Bavor Consulting để được tư vấn, rà soát và hỗ trợ thực hiện theo quy định hiện hành.