Bán Hàng Cho Khách Nước Ngoài: Ghi Tỷ Giá Và Lập Hóa Đơn Thế Nào?

Khi bán hàng hóa, đặc biệt trong các giao dịch với khách hàng nước ngoài, người bán thường gặp vướng mắc về cách ghi thông tin người mua, thời điểm xuất hóa đơn, tỷ giá quy đổi ngoại tệ và việc có được gộp nhiều đơn hàng giá trị nhỏ để lập một hóa đơn tổng hợp theo kỳ hay không.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực và quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15.  Dưới đây, Bavor Consulting tổng hợp các quy định cần lưu ý.

Thông tin người mua nước ngoài trên hóa đơn ghi thế nào?

Theo quy định về nội dung hóa đơn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải thể hiện các thông tin bắt buộc của người mua theo từng trường hợp.

Đối với người mua là người nước ngoài có cung cấp thông tin để lập hóa đơn, thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

Trường hợp người mua là người tiêu dùng nhưng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn thể hiện rõ nội dung “Bán cho người tiêu dùng” theo trường hợp áp dụng.

Như vậy, khi bán hàng cho cá nhân nước ngoài, người bán cần căn cứ vào thông tin khách hàng thực tế cung cấp để thể hiện nội dung người mua trên hóa đơn cho phù hợp.

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng được xác định thế nào?

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

Điều này có nghĩa, việc khách hàng thanh toán trước, thanh toán sau hoặc chưa thanh toán không phải là căn cứ để người bán tùy ý lùi thời điểm lập hóa đơn.

Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu, Nghị định có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Vì vậy, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần xác định đúng bản chất giao dịch để áp dụng thời điểm lập hóa đơn tương ứng.

Tỷ giá ngoại tệ ghi trên hóa đơn được xác định ra sao?

Đây là vấn đề quan trọng đối với những giao dịch có giá bán và thanh toán bằng USD hoặc các ngoại tệ khác.

Theo điểm c.1 khoản 8 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ; đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.

Đồng thời, người bán phải thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ Điều 26 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và quy định pháp luật về kế toán, tỷ giá thể hiện trên hóa đơn được xác định theo quy định tương ứng đối với giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ.

Do đó, không nên mặc định rằng tỷ giá ghi trên hóa đơn phải lấy theo một tỷ giá ngân hàng cố định hoặc bắt buộc giống tỷ giá trên tờ khai hải quan. Cơ quan thuế cũng đã hướng dẫn rằng việc lập hóa đơn, kê khai thuế đối với giao dịch ngoại tệ thực hiện theo pháp luật về thuế, còn việc hạch toán giao dịch ngoại tệ thực hiện theo chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Có được lập hóa đơn tổng hợp theo kỳ cho nhiều đơn hàng nhỏ không?

Đối với trường hợp bán hàng hóa nêu tại câu hỏi, không thể chỉ vì các đơn hàng có giá trị nhỏ mà mặc nhiên gộp lại để cuối kỳ xuất một hóa đơn.

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Vì vậy, theo nội dung hướng dẫn tại câu 6, người bán phải lập hóa đơn khi phát sinh thời điểm lập hóa đơn theo quy định; không thực hiện lập hóa đơn tổng hợp theo kỳ cho nhiều đơn hàng chỉ vì từng đơn có giá trị nhỏ.

Đáng chú ý, trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn.

Bán hàng xuất khẩu thì thời điểm lập hóa đơn có khác không?

Có. Đối với xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, quy định về thời điểm lập hóa đơn có cơ chế riêng so với giao dịch bán hàng hóa thông thường.

Do đó, khi bán hàng cho khách hàng nước ngoài cần phân biệt rõ giữa:

• bán hàng cho người nước ngoài nhưng giao dịch không phải xuất khẩu hàng hóa; và
• giao dịch xuất khẩu hàng hóa thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định về xuất khẩu.

Việc người mua là cá nhân nước ngoài không tự động đồng nghĩa với việc giao dịch được xử lý như một giao dịch xuất khẩu. Cần căn cứ bản chất giao dịch, việc chuyển giao hàng hóa và các điều kiện pháp luật liên quan.

Kết luận

Theo quy định hiện hành, khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, người bán có thể thể hiện các khoản tiền trên hóa đơn bằng ngoại tệ nếu đáp ứng quy định pháp luật về ngoại hối, đồng thời phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định.

Đối với hoạt động bán hàng hóa thông thường, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa. Vì vậy, không được tự ý gom nhiều đơn hàng giá trị nhỏ để lập một hóa đơn tổng hợp theo kỳ nếu không thuộc trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có giao dịch với khách hàng nước ngoài nên xác định đồng thời thông tin người mua, bản chất giao dịch, thời điểm lập hóa đơn và tỷ giá áp dụng để lập hóa đơn đúng quy định, hạn chế sai sót về thuế và kế toán. Bavor Consulting khuyến nghị đối chiếu hồ sơ giao dịch thực tế với quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh trước khi xuất hóa đơn.